Usted tiene un recurso sumamente escaso y valioso, que no puede reproducir ni almacenar, y que si le emplea mal no puede tampoco volver atrás para corregir errores: hablamos del tiempo, de su propio tiempo y el de su empresa. Este es su momento, aquí y ahora. Esta es su oportunidad, y la de su compañía, para hacer multitud de cosas. Pero recuerde: en un período muy acotado de tiempo. Sólo si le administra con sabiduría podrá sacarle todo su provecho. Nunca se queje porque le falta tiempo para hacer cosas; en realidad, debería aprovechar mejor el que ya dispone.
Para ello, aquí van algunos consejos:
- Sepa diferenciar lo que es Urgente, aquello que es Importante, y lo que puede ser relegable.
Lo urgente es algo que no admite dilaciones, cuya concreción debe hacerse ahora mismo. Importante es todo aquello que puede o no ser también urgente, pero aunque no lo fuera, es de vital trascendencia para el funcionamiento de la empresa, sea ahora o más adelante. Muchas veces se retrasa pensar en lo importante, en aras de resolver lo urgente, y esto es un craso error. Hay que organizar las cosas de tal manera que las urgencias sean las menos posibles, y tengamos tiempo para encarar las cuestiones realmente importantes. Por su parte, lo relegable es aquella tarea o cuestión que bien puede esperar un tiempo; eso sí, no hay que descuidarla demasiado porque puede, en algún momento, transformarse en urgente.
- Tome la costumbre de planificar una agenda diaria, semanal y mensual de actividades.
Organice y disponga todo evento o tarea fundamental dentro de los plazos de su agenda. Tenga presente que trabajar siempre en base a la improvisación cotidiana, o a medida que surjan las cosas, no le permitirá aprovechar mejor su tiempo, ni tampoco conocer con precisión qué momentos libres puede dedicar a tal o cual cuestión.
- Para controlar cabalmente tareas, recursos y tiempos de ejecución, no dude en utilizar programas informáticos de control de proyectos.
- Estudie detalladamente en qué consume su tiempo; consigne aquellas tareas que, por distintos factores, se ha visto obligado a realizar más de una vez hasta que pudo concretarlas eficientemente.
¿Qué falló? ¿Cómo puede evitarlo? Ese tiempo duplicado o triplicado ha sido restado a otras actividades, y eso le perjudica. No ha sido efectivo. Para no volver a malgastar su tiempo y esfuerzo, ¿qué debería modificar? Hágalo inmediatamente. Además, ¿ha pensado en optimizar el tiempo que dedica a ciertas actividades que tienen mucho en común, agrupándolas para tratarlas en conjunto?
-En aquellos días claves de su calendario, donde debe ejecutar tareas que son impostergables, aléjese de toda cuestión superflua e innecesaria.
Usted debe abocarse a los temas cruciales que, con plazos tan ajustados, esperan su resolución para esa fecha. No asista a reuniones o encuentros que le resten tiempo. No permita que le distraigan con ciertas cuestiones que bien pueden esperar uno o dos días. Pida que no le interrumpan, salvo por cuestiones de extrema urgencia.
-Dedique un momento de su día a planificar nuevas estrategias. No permita que la dinámica cotidiana le impida diseñar su futuro. Usted debe hacer frente al cúmulo de tareas de cada jornada, pero también debe incrementar las posibilidades de negocio y mejorar su competitividad mediante sólidas estrategias. No las deje de lado.
-Evite insumir tiempo en acciones totalmente irrelavantes para la concreción de su trabajo y sobre todo, para acercarse al objetivo que debe lograr.
No se quede 20 minutos hablando de temas intrascendentes por teléfono; evite bajar al bar para tratar un asunto con algún colaborador o colega, y derivar en discusiones personales o en asuntos que no sean los pertinentes. Una cosa es establecer un clima agradable y cordial, y otra es insumir horas en ciertas cuestiones que bien pueden hacerse al terminar el horario de oficina. Dentro de la empresa, sus parientes son trabajadores como usted; por tanto, no es muy productivo ponerse a discutir cuestiones ajenas a lo realmente importante para la compañía, ni comentar con lujo de detalles, durante hora y media, las últimas vacaciones.
-Días previos a un viaje de negocios, deje todo organizado de tal forma que su grupo de colaboradores pueda avanzar sobre los proyectos que manejan.
Su ausencia no debe perjudicar ni retrasar la concreción de los objetivos previstos. De todas formas, pueden comunicarse con usted (además de llamarle por teléfono) mediante Internet, sea accediendo a la Intranet de su empresa, o remitiéndole un correo electrónico. Evite dejar temas congelados, porque al regresar deberá asumir un volúmen de trabajo acumulado que en nada le beneficiará.
-Si debe abocarse a ciertas cuestiones que requieran su total concentración, y para ello tiene que prescindir del ajetreado ambiente de la oficina, ¿cuenta con algún despacho alejado y tranquilo donde refugiarse?
Allí, su tiempo y esfuerzo, exprimidos en un ambiente que le predisponen a trabajar fuertemente concentrado y sin distracciones, rendirán sus mejores frutos.
-De seguro ha escuchado muchas veces el dicho que dice que quién mucho abarca, poco aprieta.
Y es cierto. Evite encarar múltiples cuestiones a la vez. Prefiera enfocarse a una sola, resolverla lo antes posible, y pasar a la siguiente. Una cosa es supervisar tres o cuatro temas a vuelo de pájaro, y otra muy distinta es resolver uno mismo ciertos asuntos que requieren tiempo y total dedicación. No se disperse inútilmente. Tampoco deje temas sueltos, sin resolver.
Aprovechando el tiempo en las reuniones de trabajo
-Establezca una organizada agenda de trabajo para sus reuniones.
Distribuya una copia a cada asistente con la debida antelación para que pueda preparar su aporte. En ella, priorice temas y coloque los más importante a la cabeza de la lista; serán los primeros que deberán tratarse.
-Coordine con los asistentes el horario y lugar más conveniente para la reunión.
De ser posible, asigne tiempo límite a cada punto. Solicite a todos que asistan puntualmente. Marque un horario de cierre.
-Si hay que debatir asuntos que requieran un nivel especial de concentración, aléjese de ciertos horarios (como después del mediodía, luego de una buena comida en el estómago) que dificulten el trabajo.
-Solicite expresamente a secretarias y asistentes que no interrumpan la reunión para pasar mensajes, salvo casos de fuerza mayor. Al momento de ingresar al salón de reuniones, asegúrese que todo el mundo ha apagado sus teléfonos celulares.
-Provea al salón de agua mineral, jugos y café o té.
No se olvide de depositar ante cada asistente el material de consulta necesario para trabajar. Evite que deban salir a buscar cosas. Controle el nivel de iluminación y la adecuada calefacción. Establezca un clima agradable para la generación y comunicación de ideas. Pero controle las dispersiones y rodeos innecesarios; mantenga a todos enfocados sobre los puntos a tratar.
-No prolongue en exceso las reuniones.
Para ciertos temas, 60 o 90 minutos serán suficientes; recuerde que la capacidad de atención e interés de las personas decae bruscamente a medida que pasa el tiempo. Dosifique correctamente las pausas, evitando cortar al medio ciertos debates, pero tampoco vaya al extremo de hacer una sola pausa en medio de una reunión cuya densidad temática y características, agotarán rápidamente a sus asistentes. Establezca recesos nunca inferiores a 15 minutos.
-Configure la administración de los tiempos de manera que todo el mundo pueda participar y dar su idea. Pero para maximizar el rendimiento de la reunión, solicite que traigan consigo, bosquejadas, algunas propuestas listas para debatir. Evite que todo se improvise sobre la marcha. Reserve espacios de tiempo para las conclusiones parciales o finales. Modere activamente las exposiciones, de manera que no se extiendan demasiado.
-A medida que surjan, anote las conclusiones, y todo lo que crea importante. Una vez finalizada la reunión y pasado en limpio este documento, se distribuirá una copia a cada uno de los asistentes y a los colaboradores que directa o indirectamente se vean involucrados. No omita a nadie que deba saber lo que allí se trató. Por supuesto, este resumen de conclusiones deberá dar respuesta a cada uno de los temas propuestos para esa reunión; si así no fuera, deberá pautarse un nuevo encuentro.
En las comidas de negocios
-No planifique ningún desayuno ni almuerzo de negocios sin antes tener en claro qué pretende obtener de él. Busque sacar el mayor provecho a ese período de tiempo, al ambiente y al clima distendido que se generará.
-Tome lápiz y papel. Consigne una por una las cuestiones que desearía tratar. ¿Tendrá suficiente tiempo para ello? Si observa que no, priorice, fusione temas.
-A la hora de proponer o aceptar una invitación, privilegie los desayunos o almuerzos de trabajo, por la sencilla razón que están dentro de su horario laboral. Descarte reunirse fuera de dicho horario para analizar temas que bien podrían concretarse dentro de él.
-Recuerde que los desayunos o almuerzos de trabajo tienen un lado provechoso a la hora de tratar ciertas cuestiones: su ambiente afable y distendido. Pero ése es también su talón de Aquiles. Los asistentes pueden divagar hacia temas intrascendentes, y alejarse del verdadero propósito laboral. Controle esto con diplomacia, y vuelva a encauzar las cosas.
-Elija el momento adecuado para tratar los temas; nunca espere hacer todo al final de una comida abundante, regada por generosos vinos. Sus interlocutores no estarán en las mejores condiciones para prestarle mucha atención. Una cosa es ponerse de acuerdo, y otra es estampar una simple firma. Lo difícil, antes de comer. Lo fácil, cuando guste.
-Una vez cumplidos los objetivos a tratar, no prolongue demasiado su estancia allí; recuerde que en la oficina le espera mucho trabajo todavía.
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